Vier richtlijnen voor elk contract

Een contract wordt gesloten en omvat vaak een veelvoud aan pagina’s en voorwaarden. Soms betreft het een aanbesteding of is het een onderdeel van een raamovereenkomst. Een contract is een set aan afspraken waarmee de wederzijdse prestaties vastgelegd worden. Het is een juridisch document dat echter vaak al een opstap is naar een juridische procedure. Een goed contract probeert deze procedure overbodig te maken. Hiervoor zijn een viertal richtlijnen vaak al erg effectief.

  1. Begin met de intentie;
  2. Zorg voor het juiste contract;
  3. Maak een consistent geheel;
  4. Ga er van uit dat het niet vanzelf goed komt.

Begin met de juiste intentie
Ik zie het nog veel te weinig, maar bij weinig contracten wordt vastgelegd wat de bedoeling is en wat het uitgangspunt is. Een contract staat namelijk nooit op zichzelf. Het maakt onderdeel uit van een groter geheel voor alle partijen. Als je deze grenzen en raakvlakken opneemt in een inleiding, dan kweek je meteen begrip voor ieders uitgangspunt. Het tevens vastleggen van een gezamenlijke intentie is noodzakelijk om de stroom aan artikelen in de juiste context te plaatsen en de juistheid toetsbaar te maken. Zeker de algemene voorwaarden kunnen erg in strijd zijn met de intentie. Het uitsluiten van aansprakelijkheid kan bijvoorbeeld niet samengaan met een prestatie verplichting. En eventuele boete clausules dienen zeker in lijn te zijn met de intentie.

Zorg voor het juiste contract
Vaak wordt er op goed geluk een aantal artikelen uit een voorbeeld of template aangevuld tot een nieuw document. Vaak is dat niet nodig. Dit leidt tot het herhalen van artikelen uit bovenliggende contracten of de voorwaarden. Verwijzingen naar een website of een ander makkelijk aanpasbaar medium mag ook geen stand houden. Documenten nemen vaak op zichzelf de vorm aan als een contract. Ik kom regelmatig documenten tegen als een aanbesteding, raamovereenkomst, SLA, DFA, DAP, OLA en ga zo maar door. Als een nieuw af te nemen dienst onderdeel is van een bovenliggende overeenkomst, dan is alleen de gehele set aan documentatie het contract. Vaak volstaat dan een addendum met de specifieke informatie over de nieuwe dienst. Dat scheelt veel tijd in de totstandkoming. En let er op dat algemene of inkoop voorwaarden alleen bindend zijn, als je akkoord gaat.

Maak een consistent geheel
Problemen ontstaan door interpretatieverschillen in het geval dat één van de partijen hun verplichting niet na komt. Een inconsistent contract zorgt voor een juridische strijd met een onzekere uitkomst. En een contract consistent maken kan van te voren gebeuren door alles te laten toetsen. Hoe meer pagina’s een contract omvat hoe meer inconsistenties er zijn. Zeker met aanbestedingen en bovenliggende overeenkomsten is het mijn ervaring dat er altijd vervelende inconsistenties zijn. En zodra die bekend worden, zijn ze op te lossen. Stel ook vragen door omgekeerd te redeneren. Vraag dus gerust bij een aanbod van een “excellente dienstverlening” wat men verstaat onder een “minderwaardige dienstverlening”. Het omdraaien zegt meer over de basis van de dienstverlening en zet aan tot nadenken in plaats van kopiëren en profileren. Het woord excellent betekent namelijk niets als je geen uitleg hebt bij het woord minderwaardig.

Ga er van uit dat het niet vanzelf goed komt
Vertrouwen wordt vaak gebruikt om twijfel weg te nemen. In de zakelijke wereld is vertrouwen noodzakelijk, maar mag geen vrijbrief zijn. Ga er niet van uit dat alles wel goed zal komen. Als het niet klopt, dan zal het geregeld moeten worden. Een gestructureerde risicoanalyse op elke contract geeft een eenduidig inzicht over de sterke en zwakke punten. Zwakke punten dienen verbeterd te worden. Onduidelijkheden mogen niet verschoven worden tot na de ingang van het contract. Uitsluiten en later separaat behandelen dient de voorkeur. Controleer ook belangrijke informatie als tekenbevoegdheid en ervaringen van andere klanten. Trap niet in de valkuil als iemand zegt “Het komt goed” of “We gaan het regelen” of zelfs “Je moet wel vertrouwen hebben”. Het zijn lege slogans die bedoeld zijn zand in de ogen te strooien. Stel vragen. Eis antwoorden. En bij twijfel, geef aan dat het anders niet door gaat. Er is nooit een verplichting tot afname. Wees en blijf zakelijk. Vertrouwen moet verdiend worden ook en juist in het geval van een nieuw contract. Een goede zakenpartner heeft hier geen probleem mee.

Wees in ieder geval zakelijk genoeg om later gemaakte afspraken goed vast te leggen, te bevestigen en later op te nemen bij het herzien van het contract. Een email alleen is niet voldoende. Zorg dat het genotuleerd wordt en dat als er een aanpassing van een verplichting betreft, dat dit wordt geaccordeerd door de ondertekenaars van het contract of een gemandateerde. En zorg voor voldoende kennis. Als er een verschil in kennisniveau is, dan heeft dat nadelige gevolgen voor het contract en de toekomst. Vraag hulp als dat nodig is. Vertrouw er in geen geval op dat de slager zijn eigen vlees altijd eerlijk keurt.

Share

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.