Besluiten nemen op niveau

Besluiten worden vaak op een te hoog niveau genomen. Zeker bij grote bedrijven zit de besluitvorming te ver van de dagelijkse praktijk af om echt inzicht te hebben. Om daar mee om te gaan worden regels en instrumenten ontwikkeld om toch een optisch goed besluit te nemen. Hier worden echter bijna standaard twee denkfouten gemaakt.

  1. Door de macht om een besluit te nemen, gaat men geloven dat men ook de juiste wijsheid bezit. Zelden is dit voor langere tijd waar. Het gevolg is dat men onbewust onbekwaam wordt;
  2. Versterkt door het eerste punt, gaat er wel eens wat mis. In een drang om toekomstige missers te voorkomen, gaat men een steeds grotere bureaucratie optuigen. Deze bureaucratie werkt alleen als met voldoende kennis bv een risicoanalyse ingevuld wordt. Doordat men onbewust onbekwaam is, luistert de macht echter slecht naar de adviezen van de experts.

Zo was er eens een systeem waarmee via internet een melding gemaakt kon worden dat een bepaalde aandoening opgedoken was. Door de meldingen te combineren kon snel gezien worden of er een uitbraak van de aandoening aan de gang was en tevens wat geografisch waarschijnlijk de bron was. Het was een eenvoudig systeem. De eigenaar wilde graag dat het bestaande beheer voortgezet werd en vroeg om een contractverlenging.

De regels werden gevolgd. Dus een belangrijke regel kwam in zicht van de risicomanager. En zo kwam de volgende vraag tot stand. “Wat is de kans dat dit systeem de aandoening verspreid?” De vraag op zich is een goede en heldere. Het probleem zit in de onbekwaamheid. Ten eerste is het onduidelijk of de risicomanager beseft waar het om gaat. Het betreft namelijk niet een computervirus, maar om een bacterie. Dus de vraag kwam raar over en is dagen gepraat over hoe te beantwoorden. Een simpele “is niet mogelijk” werd niet geaccepteerd en diende onderbouwd te worden. Maar hoe vertel je iemand in een wereld van cirkels wat een vierkant is?

Maar wat gaat er echt mis? De risicomanager neemt hier zichtbaar onvoldoende kennis van zijn eigen onbekwaamheid. Een paar simpele vragen zou hem veel helderheid verschaft hebben. Hij reageerde op een woord, zonder de context te weten of op te vragen. Maar ook de kennis over de eigen regels is niet 100%. Alleen bijvoorbeeld een besturingssysteem voor waterleiding of airco zou zoiets kunnen doen. Maar dat was geen onderdeel van de geleverde diensten. Die kennis ontbrak hem blijkbaar ook. Ten derde is het de taak van een risicomanager om de risico’s te beschouwen. Het beste kan je dat doen op basis van informatie en niet op basis van het citeren uit het handboek. Dat zou namelijk via een checklist kunnen.

Ik moest echt gaan uitleggen dat een bacterie niet via het internet verspreid kan worden. En de andere hoge managers die erbij zaten keken me eerst vreemd aan. Een deel zal het risico echt wel. Het andere deel vroeg zich af of we niets beters te doen hadden. Ik hoorde bij de laatste groep, maar de procedure moet gevolgd worden. Het duurde even voordat iemand de echte vraag durfde te stellen en mij vroeg wat mijn advies was. Iemand die begreep dat er niemand aan tafel zat die inhoudelijk begreep waar het contract over ging. Helaas worden hedendaags de besluiten genomen door minimaal één niveau hoger dan waar de kennis zit. Dit had nu een hoop kosten kunnen besparen.

Het moraal is een menselijke en belangrijke. Wees bewust van je eigen onbekwaamheid en wees niet bang om iets te leren om tot een goed oordeel te komen.

Share

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.